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Code éthique

Guide de conduite et normes de fonctionnement

Préambule

NAVTI Fondation Canada est un organisme de coopération internationale qui s’engage à faire avancer l’éducation, promouvoir la santé et aider au développement économique de la région de Bui, au Nord-Ouest du Cameroun. L’organisme réalise ses objectifs par quatre programmes: un de coopération; un de stages internationaux; un d’éducation et un de commerce équitable.

NAVTI Fondation Canada est reconnu au Registraire des entreprises du Québec ainsi qu’à l’Agence du Revenu du Canada comme organisme de bienfaisance (842776460RR0001).

Dans l’accomplissement de sa mission et de ses interventions, NAVTI Fondation Canada applique des normes de conduite rigoureuses fondées sur des valeurs de coopération, solidarité, partenariat, équité, viabilité et durabilité qui guident la prise de décision de ses membres.

En se dotant officiellement d’un code d’éthique, NAVTI Fondation Canada confirme son attachement à ces normes de conduite et valeurs en le rendant public en général et en particulier auprès des membres qui le conforment.

Le code d’éthique répond aussi aux exigences des associations et coalitions dont NAVTI Fondation Canada est membre. NAVTI Fondation Canada souscrit pleinement au Code d’éthique du Conseil canadien pour la coopération internationale (CCCI) et au Code d’éthique de l’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI).

Principes

Les valeurs essentielles auxquelles NAVTI Fondation Canada adhère sont :

√ Droits de la personne : Dans l’exercice de ses activités, NAVTI Fondation Canada et ses membres respectent et promouvoir les droits de la personne et la dignité de toute personne;
√ Responsabilité : NAVTI Fondation Canada est responsable devant ses partenaires internationaux, son personnel, ses donateurs et la population canadienne;
√ Transparence : NAVTI Fondation Canada doit communiquer l’information ouvertement et avec exactitude aux partenaires, aux donateurs et à la population;
Équité : NAVTI Fondation Canada prône l’équité et la justice, et en fait preuve dans toutes ses activités;
√ Égalité Hommes-Femmes : NAVTI Fondation Canada adhère à la politique d’égalité Homme-Femme de l’AQOCI;
√ Coopération : NAVTI Fondation Canada coopère avec les autres organismes de coopération internationale en vue de soutenir la participation canadienne au développement international;
√ Développement durable : Dans toutes ses activités, NAVTI Fondation Canada prend des mesures favorables au développement durable, tel que définit par le Rapport Brundtland[1];

Code éthique

Sous l’autorité du conseil d’administration, le présent code d’éthique s’applique aux administrateurs, aux membres de l’organisme, aux bénévoles, aux employés de NAVTI Fondation Canada et ses partenaires, qui s’engagent :

1. En matière de gestion

√ À agir dans le plein respect des lois en vigueur, des statuts, règlements et politiques adoptés par NAVTI Fondation Canada et des codes, principes et politiques auxquels l’organisation a adhéré;
√ À faire preuve d’honnêteté et à agir de bonne foi et avec loyauté au mieux des intérêts de NAVTI Fondation Canada;
√ À s’opposer et à s’abstenir de prendre part à des malversations financières et à tout acte contraire à l’intérêt public et aux normes éthiques généralement reconnues; à prendre et à faire prendre à tout moment et en tout lieu des mesures correctives diligentes et énergiques si une irrégularité est commise par quiconque en lien avec NAVTI Fondation Canada;
√ À appuyer tous les efforts qui seront déployés pour accroître l’efficience et atteindre l’excellence dans la gestion de l’organisation;
√ À s’abstenir fermement d’offrir ou de recevoir tout cadeau, faveur, gratuité, sauf dans la mesure où les règles et coutumes de l’hospitalité et de la bienséance le justifient;
√ À favoriser un climat de travail harmonieux propice à l’établissement d’un milieu de travail valorisant, dans la dignité et la sécurité, et à promouvoir l’équité d’emploi;
√ À ne pas utiliser les ressources de l’organisation à des fins personnelles;
√ À se conduire dans leur vie privée et professionnelle de manière à ne pas nuire à la réputation de NAVTI Fondation Canada;
√ À éviter toute conduite de discrimination fondée sur la race, l’ethnie, la couleur, le sexe, l’âge, la nationalité, la religion, l’orientation sexuelle, un handicap physique ou mental, l’opinion politique;
√ À s’abstenir d’engager NAVTI Fondation Canada sans l’autorisation préalable de l’instance appropriée;

2. Envers les partenaires et les populations bénéficiaires

√ À respecter en tout temps la dignité, les valeurs, le patrimoine, la religion et la culture des partenaires de l’organisation et des populations qu’elle appuie;
√ À s’assurer, à l’intérieur des priorités fixées et en conformité avec les valeurs fondamentales de NAVTI Fondation Canada, l’analyse objective de toute demande d’appui sans autre considération que l’intérêt général des populations bénéficiaires;
√ À préserver le caractère non partisan de NAVTI Fondation Canada dans les pays où celle-ci intervient;
√ À rester cohérent dans ses comportements avec les politiques de l’organisation;

3. Envers les donateurs et le public en général

√ À rechercher en permanence la confiance du public et à agir de manière à préserver et renforcer la crédibilité de l’organisation;
√ À faire connaître les activités de l’organisation et à rendre accessibles les états financiers vérifiés aux donateurs et au public en général, à l’exception des informations protégées par la Loi;
√ À agir, dans les activités de collecte de fonds et d’éducations du public organisées par ou pour NAVTI Fondation Canada, selon les normes éthiques de la philanthropie, à ne pas présenter les populations bénéficiaires de façon défavorable ou inappropriée, à ne pas prendre des engagements qu’on sait ne pas pouvoir respecter, à ne pas faire de fausses déclarations ni exercer des pressions excessives sur les donateurs;
√ À utiliser de façon rationnelle, efficace et intègre les ressources matérielles et financières mises à la disposition de l’organisation grâce aux contributions des donateurs et à rendre compte à ces derniers;
√ À maintenir les frais d’administration dans les limites reconnues dans le monde de la philanthropie;
√ À traiter avec le plus grand respect chaque donateur quel que soit le montant de sa contribution;
√ À traiter l’information relative aux donateurs ainsi qu’à la loi pertinente;
√ À respecter la volonté exprimée par un donateur d’utiliser sa contribution dans un but spécifique à moins que le donateur n’ait consenti à un usage différent;
√ À demeurer disponibles aux commentaires, remarques et suggestions afin de maintenir une communication valable avec le public;

4. En matière de gouvernance

Les membres du conseil d’administration de NAVTI Fondation Canada assument leurs fonctions au sein de l’organisation à titre entièrement bénévole et n’en retirent aucun avantage financier ou matériel. De plus, ils s’engagent :

√ À éviter toute situation de conflit d’intérêt ou d’apparence de conflit d’intérêt. Ils éviteront, entre autres, d’entretenir des liens d’affaires avec NAVTI Fondation Canada ou avec des organisations ayant des objectifs concurrentiels ou des intérêts conflictuels. Ils éviteront également toute situation ou prise de décision où ils seraient en mesure de favoriser leur intérêt personnel ou celui d’associés au détriment de l’organisation. Ils s’engagent, entre autre, à informer immédiatement NAVTI Fondation Canada de toute situation de conflit d’intérêt potentiel ou réel;
√ À ne pas céder aux pressions de quelque forme que ce soit qui pourraient être exercées sur eux par un tiers désireux d’obtenir une faveur;
√ À gérer les affaires de l’organisation avec rigueur, intégrité et transparence et à rendre compte, par tout moyen approprié, au public en général et aux donateurs en particulier;
√ À se tenir informés des lois et règlements ainsi que de toute étude d’importance concernant le développement, la manière de conduire une organisation et les pratiques en cours dans le monde de la philanthropie;
√ À divulguer honnêtement et avec exactitude toute information pertinente concernant les objectifs, les programmes et la gestion de l’organisation à l’exception des informations protégées par la Loi;
À avoir un comportement en totale cohérence avec les politiques de l’organisation concernant le terrain;

5. Aux bureaux de NAVTI Fondation Canada

√ Respecter le silence et la discrétion pour favoriser la concentration;
√ Ne pas parler fort;
√ Mettre en vibreur les sonneries de téléphone;
√ Renvoyer sa ligne en cas d’absence;
√ Se déplacer au lieu d’interpeller quelqu’un;
√ Sortir de la pièce si on a un appel personnel;
√ Communiquer par courriel plutôt que par téléphone;
√ Éviter les va et vient répétitifs;
√ Éviter les odeurs qui dérangent (nourriture, parfum);
√ Ranger votre bureau et respecter l’ordre ;
√ Gérer le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage;
√ Ne pas déranger sans cesse vos collègues.

6. Sur le terrain

√ Toute personne se trouvant sur place, autant les stagiaires, employés ou encore administrateurs, doivent connaître à la politique de l’organisation et l’intégrer à leur comportement afin de perpétuer une bonne image de NFC et de ses principaux engagements;
√ Les stagiaires doivent être informés sur les projets existants au Cameroun avant leur départ;
√ La description des postes pour chaque stagiaire doit être décrite et envoyée au siège social de NAVTI Fondation Cameroun ou l’indiquer clairement si elle doit se faire au Cameroun;
√ S’assurer de la communication entre les stagiaires et les coordinateurs chez NAVTI Fondation Cameroun au moins un mois avant leur arrivée afin de s’assurer qu’un briefing approprié à été fait et qu’ils sont au courant de la réelle situation dans la région pour faciliter leur préparation;
√ Les stagiaires censés travailler dans les projets d’école, VIH/SIDA ou Enfants Fragilisés doivent être envoyés en septembre quand l’école est en session afin de faciliter l’implémentation/contrôle/évaluation desdits projets;
√ La liste de stagiaires pour l’année doit être envoyée tôt au siège social de NAVTI Fondation Cameroun afin de déterminer où et comment peuvent-ils travailler;
√ NAVTI Fondation Canada et Cameroun se déclinent de toute responsabilité pour tout stagiaire se rendant à la Division Bui à des fins non officielles;
√ NAVTI Fondation Canada et Cameroun se déclinent également de toute responsabilité pour chaque stagiaire se blessant se déplaçant dans les rues après 21 heures et/ou en effectuant et/ou participant à une activité immorale;
√ NAVTI Fondation Canada et Cameroun demandent, pour son image publique, que les stagiaires évitent de boire au-dessus des limites, d’éviter la manifestation d’une relation copain/petite amie en publique; de danser dans les pubs, et ainsi que la participation à d’autres activités sociales négatives pour le village d’accueil, considérant que sa population a un comportement social élevé et méprise de tels spectacles publics;
√ NAVTI Fondation Canada et Cameroun n’autorisent pas les visiteurs dans les chambres individuelles de la maison d’accueil pour des raisons de sécurité, à moins d’une permission conjointe des bureaux du Sud et du Nord;
√ NAVTI Fondation Canada et Cameroun demandent aux stagiaires d’aviser à la fois les bureaux du Nord et du Sud au cas où ils souhaitent voyager hors du village, et ce même pendant leurs périodes libres;
√ Les heures de bureau sont du lundi au vendredi de 08h30 à 16 heures avec 1 heure de pause;
√ Une utilisation judicieuse des installations de l’organisation est hautement appréciée;
√ Dans la maison d’accueil :
√ Parler calmement lors de conflits;
√ Respecter les gens qui dorment;
√ Garde les pièces communes propres;
√ Être honnêtes, dire ce qu’on ressent;
√ Être ouverts, conciliants;
√ Au besoin: Rencontre de groupe si ça ne va vraiment pas bien;
√ Ne pas parler dans le dos des autres;
√ S’écouter;
√ S’entraider, s’aider, être solidaire;
√ Ajouts de nouvelles règles au besoin;

Dispositions finales

Le présent code d’éthique sera porté à la connaissance de tout nouveau membre du conseil d’administration, des membres de l’organisme, des bénévoles et des employés.

Le présent code d’éthique est applicable dès son adoption par le conseil d’administration; il peut être amendé par un vote des deux tiers des membres du conseil d’administration.

Adopté par le conseil d’administration de NAVTI Fondation Canada le vingt et cinquième jour du mois de mars deux mille quatorze.

Mécanismes de suivi et d’application du code éthique

Afin de s’assurer du respect des normes contenues dans le Code d’éthique adopté le 25 mars 2014 (ci-après appelé le Code) et de veiller à ce que le Code soit en permanence adapté au contexte de l’organisation et de son environnement, le conseil d’administration de NAVTI Fondation Canada adopte ce qui suit.

1. Le comité du code d’éthique

Le conseil d’administration forme un comité permanent dénommé le Comité du code d’éthique. Le Comité du code d’éthique a pour mandat de :

√ S’assurer que les administrateurs, les membres de l’organisation, les bénévoles, les employés et toute autre personne physique ou morale concernée soient informés de l’existence et de la portée du Code;
√ Donner son avis à toute personne intéressée sur toute question liée au Code dont il est saisi;
√ Suggérer des améliorations au Code s’il le juge à propos;
√ Traiter les plaintes dont il est saisi conformément à la procédure indiquée en 2 ci-dessous;
√ Faire rapport au conseil d’administration selon les besoins et, à la demande du président du conseil d’administration, à l’assemblée générale annuelle;

Le Comité du code d’éthique est composé de :

√ Deux membres du conseil d’administration;
√ Le directeur général;

Le Comité du code d’éthique est présidé par un des deux membres du conseil d’administration. Si un des membres fait l’objet d’une plainte relative à l’observation du Code, il est aussitôt remplacé par le président du conseil d’administration.

Le Comité du code d’éthique peut faire appel à toute personne qui, par ses compétences ou son expertise, peut l’éclairer dans ses travaux.

2. Procédure de traitement des plaintes relatives à l’observation du code d’éthique

Généralités

Toute personne qui croit qu’une autre personne agit ou a agi en infraction avec les dispositions contenues dans le Code d’éthique de NAVTI Fondation Canada a le droit de formuler une plainte ou de porter un recours sans qu’il lui soit porté préjudice ou qu’elle fasse l’objet de représailles.

Tous les renseignements relatifs à une plainte ou à un recours, de même que l’identité des personnes en cause, sont traités confidentiellement par toutes les parties concernées sauf si la divulgation de ces renseignements se révèle nécessaire au traitement de la plainte ou à l’imposition de mesures administratives ou disciplinaires. Aucune information n’est consignée au dossier de la personne qui porte plainte ou porte un recours; de telles informations sont cependant consignées au dossier de la personne ayant contrevenu au Code, si, après enquête, une sanction administrative ou disciplinaire est survenue.

La personne qui porte plainte et la personne présumée avoir enfreint le Code sont traitées en toute impartialité.

Traitement des plaintes

Plainte concernant un membre du conseil d’administration ou le directeur général

Si la plainte concerne un membre du conseil d’administration ou le directeur général, elle est déposée auprès du président du Comité du code d’éthique. Le comité du code d’éthique :

√ Reçoit en toute confidentialité la personne qui porte plainte;
√ Échange de l’information avec la personne qui porte plainte;
√ Reçoit en toute confidentialité la personne présumée avoir enfreint le code d’éthique, échange de l’information avec elle et recueille sa version des faits;
√ Recueille, le cas échéant, la version des témoins de l’infraction présumée au code d’éthique;
√ Fait rapport au conseil d’administration et propose les mesures qui devraient être prises pour prévenir, corriger ou sanctionner l’infraction au code d’éthique et formule des recommandations, après avoir obtenu un avis juridique s’il l’estime requis.

Plainte concernant une personne autre qu’un membre du conseil d’administration, ou le directeur général

Si la plainte concerne une personne autre qu’un membre du conseil d’administration ou le directeur général, elle est déposée auprès du directeur général. Le directeur général désigne un groupe ad hoc pour examiner la plainte, faire enquête et faire rapport au directeur général. Le groupe ad hoc :

√ Reçoit en toute confidentialité la personne qui porte plainte;
√ Échange de l’information avec la personne qui porte plainte;
√ Reçoit en toute confidentialité la personne présumée avoir enfreint le code d’éthique, échange de l’information avec elle et recueille sa version des faits;
√ Recueille, le cas échéant, la version des témoins de l’infraction présumée au code d’éthique;
√ Fait rapport au directeur général et propose les mesures qui devraient être prises pour prévenir, corriger ou sanctionner l’infraction au code d’éthique et formule des recommandations, après avoir obtenu un avis juridique s’il l’estime requis;
√ Le groupe ad hoc peut faire appel à toute personne qui, par ses compétences ou son expertise, peut l’éclairer dans ses travaux;
√ Le directeur général fait rapport au conseil d’administration des plaintes relatives à l’observation du Code dont il est saisi;

Sanctions

La personne qui est reconnue avoir commis une infraction au Code est passible de sanctions administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la destitution.

Recours

Toute personne qui n’est pas satisfaite par les mesures prises pour prévenir, corriger ou sanctionner une infraction ou Code peut porter recours auprès du conseil d’administration qui en décidera en dernier ressort.

Entrée en vigueur

Les présentes dispositions entrent en vigueur des leur adoption par le conseil d’administration.

Adopté à l’unanimité par le conseil d’administration de NAVTI Fondation Canada le neuvième jour du mois d’avril deux mille quatorze.

[1] Le développement durable c’est « répondre aux besoins du présent sans compromettre la possibilité pour les générations à venir de satisfaire les leurs. »Rapport Brundtland, Notre avenir à tous.

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